Um cuidado importante na organização financeira é a guarda de documentos e comprovantes de pagamentos. Para orientar os consumidores, a Fundação Procon-SP, órgão vinculado à Secretaria da Justiça e da Defesa da Cidadania do Governo do Estado de São Paulo indica os prazos manter a guarda de comprovantes de pagamento.
Nos casos de serviços, públicos ou privados, prestados de forma contínua, tais como: de água, energia elétrica, telefonia, TV por assinatura, escolas e cartão de crédito, de acordo com as Leis (Estadual 13.552/2009 e Federal 12.007/2009), os fornecedores são obrigados a encaminhar aos seus clientes, a cada ano, declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior até o mês de maio. Com este comprovante em mãos, os consumidores podem descartar os recibos mensais de quitação.
Ainda de acordo com a legislação, somente terão direito a esta declaração os consumidores que estiverem em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior e caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos demais meses. Se o consumidor não tiver utilizado os serviços durante o ano anterior, o documento constará apenas os meses em que houve fornecimento do serviço.
O período para conservação das declarações anuais e também de outros documentos é variável. Veja alguns prazos para guarda destes documentos:
Guarda do comprovante por CINCO anos
– Água, energia elétrica, gás, telefonia e demais contas de serviços essenciais;
– Cartão de crédito;
– Mensalidades escolares, universidades e cursos livres: o contrato e termos de quitação.
Guarda Permanente
– Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por cinco anos.
– Consórcios: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
– Seguros: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.
– Convênio médico: proposta e contrato devem ser guardados por todo o período em que estiver como conveniado. Os recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
– Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo.
Durante a vigência de garantia
– Certificados de garantia e notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.
– Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo – contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente).
– Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas.
O Procon-SP enfatiza que, todos estes prazos são relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades tem regras próprias (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Juizados Especiais Cíveis, etc.).